Ủy quyền tham gia tố tụng dân sự: Hướng dẫn Quy định, Thủ tục, Mẫu ủy quyền mới nhất

Trong quá trình giải quyết vụ án dân sự, có những trường hợp đương sự không thể trực tiếp tham gia phiên tòa. Lúc này, việc ủy quyền tham gia tố tụng dân sự là một phương án hợp pháp giúp đảm bảo quyền và nghĩa vụ của họ vẫn được thực hiện. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về khái niệm, điều kiện, thủ tục và các mẫu giấy ủy quyền mới nhất theo quy định hiện hành.

1. Khái niệm đại diện theo ủy quyền tham gia tố tụng dân sự

Ủy quyền là một trong các hình thức đại diện được pháp luật quy định, theo đó bên được ủy quyền sẽ thực hiện công việc thay cho bên ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền không thể tự mình thực hiện. Theo quy định của pháp luật thì ủy quyền là việc thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền. 

Theo quy định tại Điều 135 Bộ luật dân sự năm 2015 thì đại diện theo ủy quyền là đại diện được xác lập theo sự ủy quyền giữa người đại diện và người được đại diện.

Như vậy, ủy quyền tham gia tố tụng dân sự là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền sẽ thay mặt cho bên ủy quyền để tham gia vào quá trình tố tụng nhằm bảo vệ quyền và lợi ích cho bên ủy quyền.

2. Điều kiện, phạm vi và giới hạn của việc ủy quyền tham gia tố tụng dân sự

Để việc ủy quyền tại Tòa án hợp pháp và được chấp nhận, các bên cần tuân thủ một số điều kiện nhất định về hình thức, nội dung và phạm vi đại diện.

2.1. Phạm vi tham gia tố tụng

Người đại diện theo ủy quyền có thể tham gia tố tụng trong các loại việc, người đại diện theo ủy quyền có thể thay đương sự thực hiện toàn bộ quyền và nghĩa vụ của họ hoặc cũng có thể thực hiện một phần nếu được ủy quyền một phần

Đương sự là cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi tố tụng dân sự có thể ủy quyền cho người khác tham gia tố tụng, trừ một số trường hợp theo quy định tại khoản 3 Điều 138 Bộ luật Dân sự năm 2015: “Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện”. “Đương sự không có, mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi tố tụng dân sự thì không thể tự mình thực hiện các quyền, nghĩa vụ, do vậy họ cũng không thể ủy quyền cho người khác tham gia tố tụng”.

Pháp nhân ủy quyền tham gia tố tụng (thông qua văn bản ủy quyền do người đại diện theo pháp luật của pháp nhân ký), thì bên ủy quyền trong trường hợp này là pháp nhân chứ không phải người đại diện theo pháp luật của pháp nhân đó. Người đại diện theo ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác, trừ trường hợp được người ủy quyền lúc đầu đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định.

2.2. Quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo ủy quyền

Theo khoản 2, Điều 86 Bộ luật Tố tụng Dân sự năm 2015: “Người đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự thực hiện các quyền, nghĩa vụ tố tụng dân sự theo nội dung văn bản ủy quyền”. Như vậy người đại diện theo ủy quyền có các quyền, nghĩa vụ của đương sự tùy thuộc vào nội dung, phạm vi ủy quyền và có thể khẳng định người đại diện theo ủy quyền của đương sự chỉ được thực hiện những quyền và nghĩa vụ tố tụng thay cho đương sự trong phạm vi ủy quyền.

Tùy theo địa vị tố tụng của đương sự ủy quyền là nguyên đơn, bị đơn hay người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan mà người đại diện theo ủy quyền của họ có các quyền và nghĩa vụ tố tụng tương ứng quy định tại các Điều 70, 71, 72, 73 Bộ luật Tố tụng Dân sự năm 2015.

Bên cạnh đó, người đại diện theo ủy quyền phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, tự mình thực hiện các quyền và nghĩa vụ tố tụng dân sự, không lệ thuộc vào người khác, không được làm đại diện cho những đương sự khác trong cùng vụ án nhưng quyền lợi đối  lập nhau, không có ảnh hưởng với người tiến hành tố tụng đang giải quyết vụ việc.

2.3. Căn cứ chấm dứt và hậu quả pháp lý

Theo Điều 89 Bộ luật Tố tụng Dân sự năm 2015: “Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự chấm dứt việc đại diện theo quy định của Điều 140 Bộ luật Dân sự năm 2015:

– Theo thỏa thuận;

– Thời hạn ủy quyền đã hết;

– Công việc được ủy quyền đã hoàn thành;

– Người được đại diện hoặc người đại diện đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền;

– Người được đại diện, người đại diện là cá nhân chết; người được đại diện, người đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại;

– Người đại diện không còn đủ Điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 134 của Bộ luật Dân sự;

– Căn cứ khác làm cho việc đại diện không thể thực hiện được.”

Các giao dịch vượt quá phạm vi đại diện thì sẽ không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo ủy quyền đối với phần giao dịch được thực hiện vượt quá phạm vi đại diện, trừ trường hợp người được đại diện theo ủy quyền đồng ý hoặc biết mà không phản đối (Điều 139 Bộ luật Dân sự năm 2015).

Điều luật này cũng đã quy định được những vấn đề liên quan đến quyền và nghĩa vụ của người đại diện. Ý nghĩa của quan hệ đại diện theo ủy quyền: Khẳng định nguyên tắc quyền quyết định và tự định đoạt của đương sự; Vừa bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự, vừa giúp cho việc giải quyết vụ việc được nhanh gọn, chính xác và đúng thời hạn, hạn chế sự hao tốn về thời gian, tiền bạc.

3. Hình thức ủy quyền và thủ tục ủy quyền tham gia tố tụng tại Tòa án

Pháp luật tố tụng dân sự chưa quy định cụ thể về việc ủy quyền phải được lập thành văn bản nhưng tại khoản 2 Điều 68, Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 có quy định: “Người đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự thực hiện các quyền, nghĩa vụ tố tụng dân sự theo nội dung văn bản ủy quyền”. Như vậy, theo quy định này thì việc ủy quyền này phải được lập thành văn bản.

3.1. Công chứng, chứng thực giấy ủy quyền

Theo quy định tại Điều 85 và Điều 86 Bộ luật Tố tụng dân sự, hình thức ủy quyền có thể thông qua:

• Văn bản ủy quyền có công chứng hoặc chứng thực.
• Văn bản ủy quyền có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú.

Để giấy ủy quyền có giá trị pháp lý và được Tòa án chấp nhận, người dân cần thực hiện công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật:

• Trường hợp công chứng: Hai bên (người ủy quyền và người được ủy quyền) đến phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng có thẩm quyền để lập hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền. Công chứng viên sẽ xác minh nhân thân, nội dung và hình thức hợp đồng.
• Trường hợp chứng thực: Nếu chỉ cần lập giấy ủy quyền đơn giản (không có tài sản hoặc quyền tài sản lớn), các bên có thể đến UBND xã, phường hoặc thị trấn để chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.
• Đối với người đang ở nước ngoài: Việc ủy quyền phải được chứng nhận tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự quán Việt Nam.

Giấy ủy quyền bắt buộc phải ghi rõ nội dung ủy quyền, phạm vi, thời hạn và có chữ ký của hai bên.

3.2. Cách nộp giấy ủy quyền cho Tòa

Giấy ủy quyền cần được nộp cho Tòa án theo một trong các cách sau:

• Nộp trực tiếp: Người ủy quyền hoặc người được ủy quyền mang bản chính giấy ủy quyền đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Tòa án nơi đang giải quyết vụ việc dân sự.
• Nộp qua đường bưu điện: Trong trường hợp không thể đến trực tiếp, các bên có thể gửi bản sao chứng thực của giấy ủy quyền qua đường bưu chính đến Tòa án. Tuy nhiên, một số Tòa có thể yêu cầu bản chính xuất trình khi xét xử.
• Nộp cùng hồ sơ khởi kiện: Trong đơn khởi kiện dân sự, nếu người khởi kiện là người được ủy quyền, thì giấy ủy quyền cần nộp kèm hồ sơ ngay từ đầu.

Lưu ý: Tòa án sẽ ghi nhận việc ủy quyền trong quyết định thụ lý vụ án hoặc trong thông báo phân công thẩm phán, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

3.3. Trường hợp Tòa từ chối đại diện ủy quyền

Theo quy định tại khoản 4 Điều 85 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, Tòa án có quyền từ chối người đại diện theo ủy quyền trong các trường hợp sau:

• Giấy ủy quyền không hợp lệ: Ví dụ như không công chứng/chứng thực, thiếu thông tin về phạm vi ủy quyền, thời hạn, không đúng mẫu quy định.
• Người được ủy quyền không đủ điều kiện: Là người mất năng lực hành vi dân sự, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, hoặc đang bị Tòa án hạn chế quyền dân sự.
• Vụ việc không được ủy quyền: Theo quy định pháp luật, một số vụ việc dân sự bắt buộc đương sự phải tự tham gia, không được ủy quyền như: xin ly hôn, công nhận cha mẹ con, yêu cầu tuyên bố mất tích,…

Khi từ chối, Tòa án sẽ có thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do không chấp nhận đại diện ủy quyền, từ đó yêu cầu đương sự điều chỉnh hoặc tự tham gia tố tụng.

Dưới đây là mẫu Ủy quyền tham gia tố tụng dân sự mới nhất theo quy định của pháp luật hiện nay để quý khách hàng tham khảo và áp dụng trong từng trường hợp cụ thể: Mẫu giấy ủy quyền tham gia tố tụng.

4. Các trường hợp không được ủy quyền tham gia tố tụng dân sự

Uỷ quyền là sự thoả thuận của các bên trong đó một bên nhân danh bên còn lại thực hiện các công việc trong phạm vi uỷ quyền. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều có thể ủy quyền tham gia tố tụng dân sự.

Có một số trường hợp trong tố tụng dân sự, pháp luật không cho phép uỷ quyền cho người khác thực hiện thay công việc của mình gồm:

4.1. Uỷ quyền ly hôn

Khoản 4, Điều 85 Bộ luật Dân sự 2014 quy định:

“Đối với việc ly hôn, đương sự không được ủy quyền cho người khác thay mặt mình tham gia tố tụng. Trường hợp cha, mẹ, người thân thích khác yêu cầu Tòa án giải quyết ly hôn theo quy định tại khoản 2 Điều 51 của Luật hôn nhân và gia đình thì họ là người đại diện.”

Do vậy, nguyên đơn/bị đơn (vợ chồng) trong vụ kiện xin ly hôn hay cả hai người trong trường hợp thuận tình ly hôn đều phải trực tiếp có mặt tại Tòa để giải quyết, không thể ủy quyền cho người khác làm đại diện được.

Trường hợp cha, mẹ, người thân thích khác yêu cầu Tòa án giải quyết ly hôn theo quy định tại khoản 2 Điều 51 Luật hôn nhân và gia đình thì họ là người đại diện.

4.2. Uỷ quyền đăng ký nhận cha, mẹ, con

Căn cứ Khoản 1, Điều 25 Luật Hộ tịch 2014 quy định:

“1. Người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con nộp tờ khai theo mẫu quy định và chứng cứ chứng minh quan hệ cha con hoặc mẹ con cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Khi đăng ký nhận cha, mẹ, con các bên phải có mặt.”

Có thể thấy, cũng như đăng ký kết hôn hai bên nam nữ phải có mặt thì đăng ký nhận cha, mẹ, con thì cha, mẹ, con phải có mặt. Như vậy, việc đăng ký nhận cha, mẹ, con không được ủy quyền cho người khác.

4.3. Ủy quyền khi người được ủy quyền có quyền và lợi ích hợp pháp đối lập người được ủy quyền

Căn cứ khoản 1 Điều 87 Luật TTDS 2015 quy định những người sau đây không được làm người đại diện theo pháp luật bao gồm:

(1) Người được ủy quyền cũng là đương sự trong cùng một vụ việc với người được đại diện mà quyền và lợi ích hợp pháp của họ đối lập với quyền và lợi ích hợp pháp của người được đại diện thì không được làm người đại diện 

(2) Người được ủy quyền đang là người đại diện theo pháp luật trong tố tụng dân sự cho một đương sự khác mà quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự đó đối lập với quyền và lợi ích hợp pháp của người được đại diện trong cùng một vụ việc.

Như quy định nêu trên, người được ủy quyền nếu có quyền và lợi ích hợp pháp đối lập với người được ủy quyền thì không thể thực hiện việc ủy quyền được.

5. Lưu ý về dịch vụ đại diện pháp lý của Luật sư

Trong hoạt động của Luật sư thì nghiệp vụ thực hiện đại diện theo ủy quyền cho khách hàng là một dịch vụ pháp lý được quy định trong Luật Luật sư năm 2006. Việc đại diện được quy định cụ thể tại Điều 4 về dịch vụ pháp lý của Luật sư, Điều 22 về phạm vi hành nghề của Luật sư và Điều 29 về hoạt động đại diện ngoài tố tụng của Luật sư.

Trong đó, Luật sư tham gia tố tụng với tư cách là người đại diện hoặc là người bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong các vụ án.

Mặt khác, theo quy định của Luật Luật sư thì còn tồn tại hình thức đại diện theo ủy quyền của cá nhân, pháp nhân cho cá nhân, pháp nhân khác để xác lập, thực hiện các giao dịch dân sự hoặc thực hiện các công việc khác bao gồm cả đại diện trong tố tụng và đại diện ngoài tố tụng.

Trong hoạt động đại diện này, từ thực tiễn và quy định của pháp luật cho thấy, chủ thể tham gia nhận thực hiện việc đại diện theo ủy quyền là các cá nhân, pháp nhân có đủ điều kiện đại diện theo quy định. Đối với cá nhân thực hiện việc đại diện theo ủy quyền thường phải là người có hiểu biết pháp luật, có kiến thức chuyên môn sâu về lĩnh vực nhận thực hiện đại diện ủy quyền như các luật gia, chuyên gia.

Trong đó không ít trường hợp là Luật sư nhưng khi nhận đại diện ủy quyền không với chức danh hay tư cách Luật sư mà chỉ với tư cách là một cá nhân. Trong trường hợp này, việc xác lập giao dịch đại diện theo ủy quyền chỉ là một giao dịch dân sự thông thường được cung cấp trên cơ sở nhu cầu và khả năng của các bên mà không phải là một hợp đồng dịch vụ pháp lý được cung cấp bởi luật sư.

Mời bạn cùng tham khảo thêm những chia sẻ hữu ích liên quan đến Tố tụng dân sự:

• Những quy định về yêu cầu phản tố trong tố tụng dân sự
• Trưng Cầu Giám Định Trong Tố Tụng Dân Sự – Quy Tắc Quan Trọng
• Trình tự tố tụng dân sự: Hệ thống các thủ tục theo pháp luật Việt Nam

Kết luận

Ủy quyền tham gia tố tụng dân sự là công cụ pháp lý quan trọng cho đương sự trong trường hợp không thể trực tiếp tham gia tố tụng. Tuy nhiên, việc ủy quyền cần tuân thủ đúng quy định pháp luật về nội dung, hình thức và trình tự. Để đảm bảo quyền lợi tốt nhất trong quá trình giải quyết tranh chấp, bạn nên tham khảo và cân nhắc đến việc nhờ đến luật sư hỗ trợ tư vấn pháp lý chuyên sâu.